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Die 7W Fragen im Qualitätsmanagement: Ein Muss für jede Organisation

Autorenbild: Christian LangwieserChristian Langwieser

Aktualisiert: 3. Feb.




Effiziente Prozesse sind das Herzstück eines erfolgreichen Unternehmens. Doch wo setzt man an, wenn man Optimierungspotenziale aufdecken möchte?


Die 7W-Methode ist eine bewährte Technik im Qualitätsmanagement, um Prozesse klar zu strukturieren, Verantwortlichkeiten zu definieren und Schwachstellen zu eliminieren.


In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die 7W-Methode konkret anwenden können – und warum sie für Unternehmen, die sich kontinuierlich verbessern möchten, unverzichtbar ist.

Was ist die 7W-Methode im Qualitätsmanagement?


Die 7W-Fragen stehen für die sieben zentralen Aspekte eines Prozesses:

Wer? – Verantwortung

Was? – Tätigkeit

Wo? – Ort

Warum? – Zielsetzung

Wann? – Zeitpunkt

Womit? – Ressourcen

Wie? – Vorgehensweise


Durch die gezielte Beantwortung dieser Fragen erhalten Sie eine vollständige Prozessanalyse – die ideale Grundlage für Effizienzsteigerung, Audit-Sicherheit und klare Verantwortlichkeiten.

Die 7W-Fragen und ihre Bedeutung für Ihr Unternehmen


1. Wer? – Verantwortung klären


In vielen Unternehmen gibt es unklare Verantwortlichkeiten, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führt.


Typische Herausforderung:

• Aufgaben werden zwischen Abteilungen hin und her geschoben.

• Keine klare Ansprechperson für bestimmte Prozesse.


Lösung:

Festlegen von Verantwortlichen für jeden Prozessschritt.

Transparente Zuständigkeiten zur schnelleren Entscheidungsfindung.


Praxisbeispiel:

Ein produzierendes Unternehmen hatte Schwierigkeiten bei der Reklamationsbearbeitung, da unklar war, ob das Qualitätsmanagement, der Vertrieb oder die Produktion zuständig war. Nach einer klaren 7W-Analyse der Verantwortlichkeiten wurde die Bearbeitung standardisiert und die Bearbeitungszeit um 35 % reduziert.

2. Was? – Tätigkeiten eindeutig beschreiben


Ein weiterer Stolperstein sind unklare oder unterschiedlich interpretierte Arbeitsanweisungen.


Typische Herausforderung:

• Unterschiedliche Mitarbeiter führen dieselbe Aufgabe unterschiedlich aus.

• Unklare Prozessziele führen zu fehlerhaften Ergebnissen.


Lösung:

Detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen zur Vermeidung von Fehlern.

• Standardisierte Prozessdokumentation für gleichbleibende Qualität.


Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen hatte Abweichungen in der Endkontrolle, weil jeder Prüfer die Kriterien anders auslegte. Durch die Einführung klar definierter Prüfvorgaben nach der 7W-Methode wurde die Fehlerrate um 20 % gesenkt.

3. Wo? – Der richtige Ort für den Prozess


Standortentscheidungen beeinflussen die Effizienz eines Prozesses erheblich.


Typische Herausforderung:

• Materialien oder Maschinen sind nicht dort, wo sie gebraucht werden.

• Lange Suchzeiten führen zu unnötigen Verzögerungen.


Lösung:

Optimierte Arbeitsplatzorganisation, um Such- und Transportzeiten zu minimieren.

Digitale Prozesslandkarten zur besseren Übersicht über Arbeitsabläufe.


Praxisbeispiel:

Ein Logistikunternehmen stellte fest, dass Materialtransporte zu viel Zeit in Anspruch nahmen. Nach einer „Wo“-Analyse wurden die Wege optimiert, wodurch die Lager- und Transportzeiten um 25 % verkürzt wurden.

4. Warum? – Den Sinn hinter dem Prozess verstehen


Hinterfragen Sie Prozesse kritisch: Brauchen wir diesen Schritt wirklich?


Typische Herausforderung:

• Bestimmte Prozessschritte bestehen nur aus „Tradition“ und bringen keinen Mehrwert.

• Mitarbeiter verstehen nicht, warum ein bestimmter Prozess existiert.


Lösung:

Eliminierung unnötiger Prozessschritte.

Erhöhte Akzeptanz im Team durch transparente Zielsetzung.


Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen führte regelmäßige Meetings durch, deren Nutzen fraglich war. Nach einer „Warum“-Analyse stellte sich heraus, dass viele Informationen auch effizienter über digitale Plattformen geteilt werden konnten. Ergebnis: 50 % weniger Meeting-Zeit, ohne Produktivitätsverlust.

5. Wann? – Zeitmanagement optimieren


Ohne klare Zeitvorgaben entstehen Verzögerungen, die Kosten und Qualität beeinträchtigen.


Typische Herausforderung:

• Fehlende oder unrealistische Deadlines.

• Verzögerungen, weil Abhängigkeiten nicht klar definiert sind.


Lösung:

Verbindliche Fristen für Prozessschritte.

Automatisierte Erinnerungen für kritische Prozesspunkte.


Praxisbeispiel:

Ein Produktionsbetrieb konnte durch eine klar definierte „Wann“-Struktur Liefertermine zuverlässiger einhalten – die Termintreue stieg um 20 %.

6. Womit? – Ressourcen optimal nutzen


Effizienz hängt stark von der richtigen Nutzung der vorhandenen Ressourcen ab.


Typische Herausforderung:

• Fehlende Maschinen oder Werkzeuge, wenn sie gebraucht werden.

• Ressourcenverschwendung durch ineffiziente Planung.


Lösung:

Digitale Ressourcenkontrolle, um Engpässe zu vermeiden.

Optimierte Einsatzplanung, um Wartezeiten zu reduzieren.


Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen stellte fest, dass Prüfgeräte oft nicht verfügbar waren. Durch eine automatisierte Kalibrierungs- und Wartungsplanung wurden Stillstände vermieden.

7. Wie? – Standardisierte Abläufe für hohe Qualität


Ohne einheitliche Vorgehensweisen kann die Qualität stark schwanken.


Typische Herausforderung:

• Unterschiedliche Mitarbeiter führen dieselbe Aufgabe unterschiedlich aus.

• Keine klaren Vorgaben für wiederkehrende Prozesse.


Lösung:

Detaillierte Arbeitsanweisungen für wiederholbare Qualität.

Schulung der Mitarbeiter, um Standards einzuhalten.


Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen in der Medizintechnik führte durch die Standardisierung der Prozessdokumentation eine Reduzierung von Fehlern um 30 % herbei.

Fazit: Die 7W-Methode als Schlüssel für effizientere Prozesse


Die 7W-Fragen sind ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Prozesse optimieren, Verantwortlichkeiten klar definieren und Fehlerquellen eliminieren möchte.


🚀 Lassen Sie uns Ihre Prozesse auf das nächste Level bringen!

Ich unterstütze Unternehmen bei der Einführung der 7W-Methode, der Prozessoptimierung und der Digitalisierung von QM-Systemen mit SharePoint und Consense.


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